CARO IMPRENDITORE, CONOSCI I TUOI PROCESSI?

Quando parlo di processi ricordo con grande piacere un aneddoto di un Imprenditore Lombardo. La sua azienda, classica realtà metalmeccanica, produce macchinari su commessa per micro lavorazioni. L’ufficio tecnico era situato all’interno della palazzina direzionale ed aveva un diretto accesso al capannone della produzione. Il processo di sviluppo prodotto cominciava ad utilizzare sempre di più le tecnologie digitali a supporto, senonché crescenti problemi sul prodotto finito venivano sempre risolti tramite “spedizioni” del responsabile o personale dell’ufficio tecnico in produzione. Di fatto la produzione rispondeva esattamente alle specifiche produttive richieste, ma evidentemente i disegni e la fase progettuale erano deficitari e una volta realizzato il macchinario ce ne si accorgeva.
La relazione personale diretta tra il responsabile dell’Ufficio Tecnico (ed i suoi collaboratori) e gli addetti la produzione consentiva di risolvere in modo sicuramente efficace ed estemporaneo i problemi (con modifiche alla macchina in alcuni componenti o alle modalità di funzionamento) ma chiaramente era un approccio che poneva l’Azienda a molti rischi.
Ciò poneva l’Imprenditore in una posizione di possibile ricatto e debolezza (know how non tracciato e con evidenti rischi se le persone dell’Ufficio Tecnico davano le dimissioni), mancata standardizzazione delle soluzioni a problemi ricorrenti, problemi nella gestione dell’after sales (la macchine vendute differivano per alcuni particolari dai progetti originari in mano all’Azienda). Sapete come l’Imprenditore ha affrontato e risolto la situazione? HA FATTO SALDARE LA PORTA di collegamento Ufficio Tecnico – Produzione. Tutta l’interazione tra le due funzioni aziendali doveva avvenire esclusivamente tramite il digitale, ha adottato un tool di collaborative working e quindi tutte i problemi e soluzioni adottate venivano tracciate, ha fatto sì che l’ingegneria di prodotto curasse in modo diverso specifiche e disegni, ma soprattutto, come dicevo sopra, si è eliminata la relazione “diretta” che non poteva essere tracciata e che non rientrava virtuosamente come know how dell’Azienda.
Questo esempio, ci riporta ad un classico problema delle PMI: conoscere i propri processi e soprattutto avere una formalizzazione degli stessi. Nelle PMI i processi sono sicuramente noti all’Imprenditore ed ai suoi diretti riporti ma spesso mai o poco formalizzati. Alcuni adempimenti impongono alle PMI di formalizzarli come fanno le aziende di maggiori dimensioni: processi, organigrammi, procedure operative, deleghe, procure, etc. (si pensi alle certificazioni, alla legge 231, etc.).
Spesso però non si ha tempo di manutenere (allorché esistano) e formalizzare in continuo tali strumenti. Quando l’azienda (soprattutto la PMI) deve mettere mano ai propri sistemi informativi spesso non si parte da una reale mappatura dei processi e quindi dalla verifica di copertura funzionale dei processi da parte del nuovo sistema gestionale. Ciò comporta il classico percorso di implementazione del nuovo sistema guidato dalla SW House e dal sw stesso, solo più tardi si scopre che l’Azienda ha processi diversi e si evidenziano carenze funzionali, solo a quel punto si scopre che occorre pagare di più per avere le soluzioni adatte. Si potrebbe concludere completando l’incipit di questo articolo….
Caro Imprenditore, se anche li conosci non basta……